پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر چیست؟ چرا باید اقدام به دریافت دفاتر پلمپ انجام داد؟ بر طبق ماده ششم از قانون تجارت، اشخاص حقیقی تاجر به جزء کسبه ی خرد و حقوقی پس از ثبت شرکت می بایست جهت اظهار هزینه و درآمد خود به دفاتر پلمپ نیاز خواهند داشت.

هر فعالیت اقتصادی و تجاری نیازمند رعایت دسته ای از قوانین و مقررات مشخص است که در طی سال های مختلف توسط مراجع ذی ربط به آنها ابلاغ می شود. پلمپ دفاتر از جمله همین قواعد بسیار رایج و اصولی است که توسط سازمان امور مالیاتی و ثبت اسناد به اطلاع شرکت های تجاری و کسب و کارهای رسمی می رسد. تلاش می کنیم در این نوشته به صورت کامل در مورد این مفهوم و کلیه موضوعات مربوط به آن بحث کرده و آموزش های لازم را در اختیار مخاطبان قرار دهیم.

مفهوم قانونی پلمپ دفاتر

هر یک از موسسات و نهادهای مالی و اداری اعم از دولتی و خصوصی موظف هستند که در قالب دفاتر مشخصی، اقدام به ثبت تمامی ریز اقدامات اقتصادی و مالی خود کنند. آنها باید با استفاده از دستورالعمل مشخصی که معمولا توسط سازمان های ذی صلاح به کل زیر مجموعه ها ابلاغ می شود، نقل و انتقال و هر تراکنشی در زمینه های پولی را در دفتر رسمی و قانونی قید کنند.

دفاتر اشاره شده، تحت عنوان پلمپ شناخته می شوند و از طریق سازمان های مالیاتی و اداره دارایی هر منطقه تحویل مودیان می شود. تعداد برگ های این دفتر در حالت معمول به اندازه 50 تا 150 عدد خواهد بود و کاملا در مورد پرکردن آنها از سوی ادارات مالیاتی الزام وجود دارد.

 مفهوم پلمپ بودن دفتر برای مربوط به روندی قانونی است که طی آن تمامی برگ ها توسط یک متولی رسمی پلمپ و غیرقابل تغییر خواهد شد. به این ترتیب امکان بروز هر تخلفی از بین می رود و به شدت در مورد آن نظارت های لازم انجام خواهد شد.

هر ایرادی در مورد عملیات تکمیل این دفتر در انتهای سال مالی شرکت یا هر نهادی حتی به صورت حقیقی، منجر به تخصیص جریمه هایی می شود که می تواند بسیار برای دارندگان آنها زیان آور باشد. بنابراین تاکید عرفی و قانونی بر روی استفاده از افراد مجرب در روند تکمیل این دفاتر پلمپ می باشد. همچنین دقت داشته باشید که عملا هیچ تفاوتی میان دو دفتر تجاری و قانونی وجود ندارد و هر دو برای امور مالی و مالیاتی مورد استفاده قرار می گیرند.

انواع دفاتر

انواع دفاتر تجاری: دفاتر تجاری، دفاتری هستند که تمام اشخاص حقیقی و حقوقی باید اطلاعات حساب‌های شرکت را در آن ثبت و نگهداری کنند.

دفاتر تجاری به چهار دسته به ترتیب زیر تقسیم می شوند:

1. دفتر روزنامه
2. دفتر کل
3. دفتر کپی یا دفاتر اندیکاتور
4. دفتر دارائی

از بین دفاتر ذکر شده دفتر روزنامه و دفتر کل جزو دفاتر اصلی و رسمی شرکت محسوب می شوند و وجود آن‌ها در شرکت جهت پلمپ دفاتر الزامی است سایر دفاتر برای نظم بخشی و طبقه بندی بیشتر در شرکت ها تنظیم می شوند که الزامی برایشان وجود ندارد.

درواقع: دفاتر پلمپ به " دفتر کل " و " دفتر روزنامه " گفته می شود که 50، 100 و یا 200 برگ می باشند.

همه شرکت ها جهت مشخص نمودن کارکرد سالیانه خود موظف به تکمیل این دفاتر به طور شفاف می باشند

اگر شرکتی کار کردی نداشته باشد به چه صورت است؟ در صورتی که شرکتی کار کردی نداشته است باید دفاتر را به صورت سفید به اداره دارایی تحویل نماید.

عدم ارائه دفاتر پلمپ به اداره دارایی شرکت، منجر به جریمه مالیاتی و علی الراس شدن مالیات آن شرکت خواهد شد.

مهلت پلمپ دفاتر سال 1403

آخرین مهلت مقرر جهت پلمب دفاتر سال مالی ۱۴۰۳، تا پایان اسفندماه سال 1402 (۲۹/ ۱۲/ ۱۴۰۲) است. پلمپ دفاتر از ۱۵ آذر ماه آغاز شده و از آن تاریخ با داشتن امضاء الکترونیکی امکانپذیر است

چرا پلمپ دفاتر ؟

همانطر که در بالا گفته شد شرکت های تجاری ملزم هستند تا دفاتر مالی خود را دریافت کنند طبق بررسیِ این دفاتر، فعالیت و یا عدم فعالیت شرکت مشخص شود در صورت که شرکت فعالیتی نداشته باشد باید دفاتر خالی تسلیم شوند تا عدم فعالیت شرکت مشخص و تایید شود.
دفاتر تجاری می بایست مانند اظهارنامه مالیاتی حداکثر تا پایان اسفند ماه به اداره ثبت ارسال و شماره گذاری شوند تا در زمان مشخص امضاء و پلمپ بجز دفاتر کپیه که به ثبت و پلمپ آن نیازی نیست.

هدف از تنظیم این دفاتر اجرای منظم و رعایت ضوابط در امور تجاری است و تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که به امور تجاری مشغول هستند در مدت تعیین شده باید نسبت به تنظیم و ثبت دفاتر تجاری در مکان مشخصی که وزارت دادگستری تعیین کرده اقدام کنند.

اسناد موردنیاز برای درخواست پلمپ دفاتر

در مورد اینکه فرد متقاضی از نوع حقیقی یا حقوقی باشد، مدارک مربوط به درخواست هم تغییراتی خواهد داشت .

مدارک لازم برای افراد حقیقی متقاضی پلمپ دفاتر

هر فرد حقیقی موظف است که در راستای دریافت این دفاتر، اقدام به ارائه کارت ملی هویتی و مجوز کسب و کار کند.

 مدارک لازم برای افراد حقوقی متقاضی پلمپ دفاتر

شرکت ها و نهادهای حقوقی نیز باید در این راستا اقدام به تهیه موارد زیر کنند :

• مدارک هویتی مدیرعامل شامل کارت ملی
• مهر شرکت یا هر نهاد حقوقی
• روزنامه تاسیس
• روزنامه تغییرات

هزینه اخذ دفاتر پلمپ 1404

هزینه اخذ دفاتر پلمپ 1404 در موسسه ما تنها 850 هزار تومان می باشد که تمامی هزینه ها نیز بر عهده موسسه بوده و هیچ هزینه دیگری از شما دریافت نخواهد شد.

مراحل درخواست پلمپ دفاتر 1404

با توجه به توسعه صورت گرفته در زیرساخت های آی تی و درگاه های الکترونیکی دولت، تقریبا تمامی مراحل لازم برای پلمپ دفاتر از همین مسیر اجرا می شود. این روند بدین صورت آغاز می شود که آدرس وب سایت www.irsherkat.ssaa.ir  توسط فرد متقاضی وارد شده و از این طریق وارد صفحه ای خواهد شد که می تواند تمامی اطلاعات هویتی و اقتصادی لازم برای افراد حقیقی و حقوقی را وارد کند.

معمولا آیتم های لازم برای شرکت ها به عنوان اشخاص حقوقی بیشتر از موارد دیگر است و زمان طولانی تری را طلب می کند. فیلدهایی مانند شناسه ملی شرکت مورد نظر، کد پستی و شماره های تماس از جمله این آیتم ها می باشند. در مرحله بعدی باید تمامی داده های مربوط به آغاز و پایان سال مالی را وارد کرده و این اطلاعات را از اساسنامه رسمی شرکت که ارائه شده است، بدست آورید.

پس از تکمیل این مراحل و تایید آنها توسط سازمان ثبت اسناد، دفاتر اشاره شده برای آدرس تعیین شده در وب سایت ارسال خواهد شد تا به دست متقاضی برسد. معمولا اغلب این آدرس ها به همراه شهرهای مختلف در این سامانه به صورت پیش فرض وجود دارد و می تواند به سادگی توسط مخاطب انتخاب شود. از سوی دیگر در صورتی که امکان ارائه وجود نداشته باشد، باید فرد به عنوان متقاضی با حضور در سازمان مربوطه موارد لازم را پیگیری کند.

از مهمترین نکات مطرح شده در مورد ثبت تقاضای پلمپ دفاتر، اقدام به ارائه مشخصات کامل از اعضای هیئت مدیره برای شرکت های حقوقی می باشد. در واقع باید اطلاعات کلیه اعضای این هیئت را به همراه حدود وظایف و اختیارات آنها، وارد سیستم مورد نظر کرد. عدم ورود اطلاعات کامل می تواند منجر به عدم تایید و تحویل دفاتر شود. همچنین دقت داشته باشید که حتما نوع دفاتر پلمپ مدنظر خود را مشخص کرده باشید. حتی سامانه اشاره شده از شما در مورد تعداد برگ های موردنیاز هم سوال خواهد کرد و لازم است که مطابق خواسته ها و کارکرد خود همه این موارد را انتخاب کنید. ثبت گزینه پذیرش نهایی، گام آخر برای انجام این کار خواهد بود.

دلایل رد تقاضای پلمپ دفاتر

برخی از موارد ممکن در سازوکار تقاضای پلمپ دفاتر وجود دارند که منجر به عدم پذیرش و رد درخواست خواهند شد :

1. در صورتی که متقاضی از دفاتر مربوط به سنوات قبل استفاده کرده باشد.
2. دقت و صحت داده های وارد شده در سامانه قابل تایید نباشد.
3. داده های مربوط به شرکت های حقوقی خصوصا در مورد دفاتر نمایندگی وارد نشده باشد.
4. دفاتر قبلی تحویل شده به صورت کذب تکمیل شده و یا ناقص باشد.
5. احتمال وجود کلاهبرداری و سوء استفاده های رایج در دفاتر قبل وجود داشته باشد.
6. فک پلمپ در مورد دفاتر صورت گرفته و برگه هایی از آن جدا شده باشد.

طبیعی است که هر یک از این موارد به صورت منطقی می توانند عامل مهمی در روند پلمپ دفاتر اشاره شده باشند و باید متقاضی تلاش کند که نسبت به رفع موانع موجود اقدام نماید.

نکات مهم در مورد پلمپ دفاتر

افراد حقیقی و حقوقی می توانند در مهلت قانونی قبل از اتمام سال مالی خود، نسبت به ارائه درخواست پلمپ دفاتر اقدام کنند. این موضوع یک ضرورت برای متقاضیان خواهد بود و حتما باید آن را رعایت کنند. از سوی دیگر توجه داشته باشید که هزینه های این روند، سالانه توسط سازمان ثبت اسناد به صورت رسمی اعلام می شود و می توانید با مراجعه به سامانه مربوطه، در این مورد اطلاعات لازم را کسب نمایید.

توضیحات بیشتر انواع دفاتر پلمپ

طبق یک قاعده رسمی که از سال ها پیش برای ارائه دفاتر تدوین شده است، دو شکل رسمی و غیر رسمی را می توان برای آنها مورد اشاره قرار داد.

انواع دفاتر رسمی پلمپ

سازمان های رسمی کشور شامل ثبت اسناد و امور مالیاتی برای نظارت و کنترل بر روند تجارت هر نهاد، از آنها می خواهند که چهار دفتر رسمی را برای تکمیل اطلاعات خود ارائه دهند.

1-      دفتر روزنامه

شاید به جرات مهمترین دفتر در میان انواع رسمی، مربوط به نوع رسمی روزنامه باشد. در قالب این دفتر باید اقدام به تکمیل اطلاعاتی از قبیل بدهکاری، بستانکار، ظهرنویسی، معاملات، نقل و انتقال و بسیاری از موارد دیگر کرد. حتی اظهار هزینه های مربوط به امور شخصی و تنخواه نیز در همین مجموعه جا می گیرد.

نوع اول این دفتر به صورت یک روزنامه عمومی شناخته می شود که هیچ تفاوتی در مورد نوع معاملات در آن لحاظ نشده است و کاملا مطابق با روند هزینه کرد می توان اقدام به ثبت موارد لازم کرد. نوع دوم هم دفتر روزنامه اختصاصی است که تفکیک صورت گرفته در مورد تراکنش های مالی، مربوط به نوع معاملات و پروژه ها می باشد.

2-    دفتر کل

این نوع از دفتر تنها برای شرکت های تجاری و نهادهای مالی مورد استفاده قرار می گیرد. کلیه تراکنش های ثبت شده در قالب دفتر قبلی که موسوم به روزنامه بود، باید به این دفتر کل انتقال پیدا کند. سازوکار نوشتن دفتر کل نیز به این ترتیب است که معمولا به صورت هفتگی اقدام به کنترل دفتر روزنامه شده و موارد به تفکیک حساب ها، وارد می شوند.

3-   دفتر دارایی

این دفتر و کارکرد آن دقیقا در نامش پیدا است. کلیه دارایی های فرد حقیقی و حقوقی به همراه تمامی بدهکاری ها و بستانکاری های سالانه در این دفتر وارد خواهند شد. دقت ثبت اطلاعات در این دفتر به شدت بالا است و باید توسط مودی کاملا امضاء و تایید شود. استفاده از این دفتر در سال های اخیر کاهش محسوسی داشته است.

4-    دفتر کپیه

این دفتر هم تقریبا در حال منسوخ شدن است و کارکرد آن مربوط به ورود صورت حساب ها و تمامی موارد ارسالی و دریافتی خواهد بود. تمامی داده های مربوط به این آیتم ها باید به دقت در این دفتر وارد شود.

انواع دفاتر غیر رسمی پلمپ

مفهوم دفتر غیر رسمی را می توان در قالب دفتری تحت عنوان معین خلاصه کرد. این دفتر دقیقا برای تفکیک حساب های قید شده در دفتر کل مورد استفاده قرار می گیرد و به سه نوع مختلف تقسیم بندی می شود :

1-      معین بدهکاران

حساب های تفکیک شده بدهکاران و تمامی تراکنش های مربوط به آنها در دفتر معین اختصاصی بدهکاران قرار خواهند گرفت.

2-    معین بستانکاران

کلیه تراکنش های بستانکاران هم در معین مخصوص این افراد وارد خواهد شد.

3-   معین اموال

این دفتر غیر رسمی هم دقیقا برای دارایی ها  و اموال فرد مورد استفاده قرار خواهد گرفت.